ในการติดต่อทำธุรกิจกับคนญี่ปุ่น การแลกนามบัตรถือเป็นมารยาทและเป็นธรรมเนียมอย่างหนึ่งที่ควรปฏิบัติ ซึ่งเป็นที่รู้กันสำหรับคนที่ทำธุรกิจกับคนญี่ปุ่น แต่การแลกนามบัตรสำหรับคนญี่ปุ่นไม่ใช่เพียงแค่ยื่นนามบัตรของตนให้แก่อีกฝ่ายเป็นอันจบ จะต้องมีเทคนิคที่คนญี่ปุ่นจะต้องเรียนรู้และจดจำ ถึงกับมีการอบรมกันสำหรับในแผนกที่ต้องพบปะกับลูกค้าเป็นประจำ
เราคนไทยถึงแม้จะไม่จำเป็นที่ต้องปฏิบัติตามเทคนิคต่างๆอย่างเคร่งครัด แต่การปฏิบัติที่ถูกต้องและเหมาะสมก็จะทำให้คู่ค้าหรือลูกค้าคนญี่ปุ่นประทับใจ นำมาซึ่งการติดต่อธุรกิจที่ราบรื่น และสำหรับคนที่ทำงานในบริษัทญี่ปุ่น การแลกนามบัตรกับคนญี่ปุ่นเห็นจะเป็นอะไรที่หลีกเลี่ยงไม่ได้
ขณะให้นามบัตร
- การยื่นนามบัตร ผู้ที่มีตำแหน่งต่ำกว่า ต้องเป็นฝ่ายยื่นให้ก่อน
- ไม่ควรยื่นนามบัตรในขณะที่นั่งอยู่ ควรลุกขึ้นยืน มองฝ่ายตรงข้ามและยื่นนามบัตรด้วยมือทั้งสองข้างในระดับอก
- หันนามบัตรด้านที่ฝ่ายตรงข้ามสามารถอ่านได้เลย
- ผู้รับนามบัตรก็ควรรับนามบัตรด้วยมือทั้งสองข้าง
- หากยื่นนามบัตรพร้อมกัน ให้ยื่นนามบัตรของตนเองด้วยมือขวา และรับนามบัตรจากฝ่ายตรงข้ามด้วยมือซ้าย
หลังจากรับนามบัตร
- เมื่อรับนามบัตรแล้ว ให้อ่านนามบัตรอย่างใส่ใจ ไม่ควรเก็บนามบัตรใส่ซองนามบัตรทันที
- หากนั่งอยู่ที่โต๊ะประชุมหรือพูดคุยงานอยู่ ให้วางนามบัตรอยู่บนซองนามบัตรหรือวางไว้บนโต๊ะก่อน
- หากอีกฝ่ายมีหลายคน ให้วางนามบัตรเรียงตามลำดับที่นั่งของฝ่ายตรงข้ามที่จะช่วยให้จำได้ง่ายขึ้น
- ถ้าชื่อภาษาญี่ปุ่นตัวคันจิอ่านยากเกินไปหรืออ่านไม่ออก สามารถถามผู้ให้นามบัตรได้ (กรณีไม่มีชื่อภาษาอังกฤษบนนามบัตร)
- ห้ามเขียนหรือจดโน้ตลงบนนามบัตรต่อหน้าฝ่ายตรงข้าม ยกเว้นกรณีที่ต้องเขียนบางอย่างเกี่ยวกับเจ้าของนามบัตร ให้กล่าวขอโทษก่อนแล้วค่อยเขียนลงไป
- หลังจากเสร็จสิ้นการประชุม ห้ามลืมนามบัตรทิ้งไว้บนโต๊ะเป็นอันขาด
- หลังจากนั้นให้จดบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับผู้ให้นามบัตรบนนามบัตร เพื่อให้สามารถจดจำผู้ให้นามบัตรได้
